Coaching en Gestion de Projets - TOTAL

Coaching en Gestion de Projets pour le Centre de Recherche de Solaize (CRES)

Un partenariat de plus de 30 ans avec le département Formation Gestion des Compétences (FGC) : Témoignage Kepner-Tregoe : l’Amélioration Immédiate des Performances

Introduction

Créé en 1970, le Centre de Recherche de Solaize (CRES) regroupe environ 220 personnes (70 ingénieurs et 150 tech-niciens). Ses activités sont de 2 types:

  1. L’amélioration des produits existants, en vue notamment de la réduction de leur impact environnemental: carbu-rants, combustibles et bitumes, mais aussi lubrifiants et graisses.
  2. Le développement des produits du futur adapté aux nouvelles technologies mo-teurs et réglementations.

Le CRES conçoit ainsi différentes formules de lubrifiants et additifs de haute technologie, destinés aux moteurs de navires et d’automobiles (pour les particuliers comme pour la Formule 1).

Il travaille à cet égard en partenariat avec les constructeurs automobiles. Le CRES dispense en outre aux sociétés du Groupe ou extérieures une expertise et une assistance technique, notamment en matière environnementale (qualité de l’air). Pour contrôler les émissions atmosphériques, il dispose d’un camion environnement qui effectue des prélèvements et des analyses d’air sur site dans la nature et en milieu urbain.

Contexte

Le département RHG (Ressources Humaines et Gestion) du CRES travaille de plus en plus en mode projet. Soit les personnes de ce département sont intégrées dans des projets internes, soit elles sont ressources sur des projets transverses. Malgré le nombre croissant de projets, tous n’ont pas les bases d’un point de vue méthodologique. La culture du CRES n’est pas encore une culture de projet.

Le département RHG a demandé l’appui de Kepner-Tre-goe pour renforcer les compétences en matière de Gestion de Projets, et commencer à introduire une culture et une approche projet au sein de ce centre de recherche.

Objectif

Un objectif majeur est d’assurer la réussite des projets tout en créant une culture commune autour de la Gestion de Projets.

Kepner-Tregoe a développé, pour ce département, deux sessions d’accompagnement ayant pour objectifs de :

  • Créer une culture commune de Gestion de Projets
  • Fédérer les ressources autour d’un projet majeur
  • Faire progresser le travail d’équipe dans la Gestion de Projets
  • Renforcer l’implication des différents intervenants sur les projets
  • Améliorer la relation et la communication sur les projets avec les clients internes

Le but final étant d’assurer la réussite des projets en terme de délais et de budget, tout en livrant les résultats attendus.

Les moyens d’action

Florence Lemerle, Consultante, est intervenue en tant que Coach. Lors de ces sessions, le travail a été axé sur des projets choisis au préalable. Le travail a été réalisé en sous-groupes qui a renforcé l’esprit de cohésion et donné un aspect très dynamique.

Ces sessions se sont déroulées selon un format 2 jours + 1 répartis comme suit:

  • 2 jours au cours desquels les participants ont travaillé sur la définition et la planification de leurs projets
  • 1 jour de suivi (2 mois après) qui a permis aux participants de prendre du recul par rap-port à leurs projets, établir un premier bilan, et se lancer dans la phase de réalisation

Cette session d’accompagnement a été répartie de la façon suivante: 90% de pratique, 10% de théorie.

Les résultats

Toutes les phases permettant l’aboutissement du projet ont été appliquées et respectées. En terme de communication:

  • Une véritable dynamique s’est constituée entre les acteurs des projets qui ont travaillé dans une atmosphère conviviale. Ils sont parvenus à communiquer tout en partageant leurs avis autour des projets, ce qui a facilité leur aboutissement
  • Certains de ces projets devaient être présentés et communiqués à l’extérieur du groupe. Le travail avait été documenté en conséquence et la trame de la présentation réalisée

En terme de réalisation et atteinte des objectifs:

  • Chaque groupe est parvenu à définir, analyser, clarifier et planifier chaque étape des projets dans le but qu’ils se concrétisent
  • Désormais, les participants de ce département possèdent une trame pour définir, planifier et mener à bien les projets initiés par le département. Ils ont aussi une meilleure capacité à s’intégrer dans des projets transverses.

Conclusion

Cette première initiative de sessions d’accompagnement par le département RHG fut un bel exemple de coaching de groupe. Le département RHG a communiqué en interne sur ces résultats; en conséquence, un deuxième département de recherche a adopté une démarche identique pour son équipe. Il s’agit du CCE (Carburants, Combustibles et Environnement). Ce département réalise des études fondamentales sur la combustion et les caractéristiques des produits permettant d’améliorer la qualité de l’air. Les personnes de ce groupe ont travaillé sur 4 projets clefs qui seront lancés en 2006.

Un partenariat de plus de 30 ans avec le département Formation Gestion des Compétences (FGC)

Kepner-Tregoe travaille depuis de nombreuses années avec le groupe Total pour des interventions de conseil et de formation. Au fil du temps, nous sommes notamment devenus partenaires dans le cursus de formation du Raffinage/Marketing du Groupe. Pour en savoir plus sur ce partenariat, nous avons interviewé Bruno DUBOC, responsable formation au sein du département FGC (Formation Gestion des Compétences).

Kepner-Tregoe: Quels sont les objectifs d’FGC au sein du groupe TOTAL?

Bruno Duboc: Nous sommes un département spécialisé en formation et gestion des compétences pour la population Raffinage du Groupe TOTAL. Nos missions sont les suivantes:

  • • Contribuer au développement de nos compétences internes dans le cadre de la politique et des valeurs duraffinage TOTAL (définition de la politique formation, du plan de formation et de la mise à disposition d’un ensemble de stages de haut niveau technique).
  • • S’assurer que chaque direction a les compétences et ressources humaines nécessaires à l’atteinte de ses objectifs, grâce à un travail réalisé en commun avec la DRH du Raffinage Marketing. Conduire un certain nombre de projets transverses touchant les méthodes, les outils de gestion des compétences, l’acquisition et le maintien du savoir-faire et le développement des simulateurs de procédés.

KT: Comment s’est développé le partenariat Kepner-Tregoe/Total ?

BD: Ce partenariat a débuté dans les années 70 sur l’initiative du directeur de site de la raffinerie de Normandie. Une première session a été organisée pour la direction du site. Une dizaine d’animateurs internes ont ensuite été formés pour transférer ces compétences en matière de résolution de problèmes à l’ensemble du personnel de la raffinerie. La formation des personnels d’exploitation aux métho-des rationnelles (ATS – Analyse et Traitement Systématique d’Incidents) s’est effectuée pendant les années 80 par l’intermédiaire des formateurs internes qui avaient au préalable reçu une formation de formateur par Kepner-Tregoe. Nous avons pu ainsi former un grand nombre de personnes.

KT: Qu’en est-il aujourd’hui de ce partenariat?

BD: Aujourd’hui Kepner-Tregoe est devenu, en outre, un partenaire important dans le cursus de formation du Raffinage. Depuis les années 90 la formation des cadres et Agents de Maîtrise par KT à la Résolution de Problèmes et à la Gestion de Projets se fait par le biais de stages de 3 jours animés par les consultants KT. Ces deux formations Kepner-Tregoe font aujourd’hui partie du tronc commun des formations méthodes obligatoires pour l’ensemble des cadres.

Ce transfert de compétences repose en grand partie sur des cas d’applications réels (issus du quotidien des stagiaires) qui permettent dès la session d’utiliser les méthodes sur des cas concrets. Les stagiaires continuent à travailler sur ces applications après la session et gagnent en maîtrise de la méthode.

KT: Qu’attendez-vous de chacune de nos interventions?

BD: En terme de Prise de Décisions et de Résolution de Problèmes: d’une façon générale, les méthodes de Résolution de Problèmes et Prise de Décisions (ainsi que l’évaluation de situation et l’analyse de problèmes potentiels) contribuent à la réduction des accidents/incidents tant humains que matériels (en raffinerie) et à une meilleure gestion des situations complexes. Les méthodes permettent le traitement et l’analyse des problèmes répétitifs non résolus ou résolus par la seule expérience d’une ou de deux personnes. Elles permettent également de rationaliser et contrôler la mise en place de solutions correctives/curatives ou palliatives. La réflexion sur le préventif (l’analyse de problème potentiel) n’est pas en reste, elle est complètement intégrée au quotidien des personnes.

En terme de Gestion de Projets, celle-ci offre une base solide de compétences et d’outils pour l’ensemble des personnes intégrées aux projets techniques ou organisationnels du Raffinage, qu’ils aient un rôle d’acteurs ou de ressources.

L’approche Kepner-Tregoe permet une meilleure définition et planification des projets. Grâce à l’application de ces méthodes et à une bonne communication, les objectifs sont atteints et les contraintes, en terme de délai et de budget, sont respectées.

KT: Comment les personnes et équipes (raffineries, centre de recherche...) perçoivent-elles les méthodes et comment les utilisent-elles au quotidien?

BD: Les évaluations et retours d’informations sont toujours excellents, tant de la part des raffineurs que des chercheurs. Aussi, l’application rigoureuse des méthodes sur site dépend souvent du nombre de personnes formées dans un même secteur ou dans une même entité.

Dès l’instant où le nombre de collaborateurs formés atteint un certain seuil, la méthode pour la Résolution des Problèmes dans les raffineries est appliquée de façon presque systématique. La difficulté vient du fait que le seuil critique n’est pas toujours le même, il dépend souvent du Responsable de Service.

Sur certains sites la méthode est rendue obligatoire par une procédure d’analyse d’accident/incident.

D’une façon générale on applique la méthode sur les «gros» problèmes non résolus par des méthodes plus faciles d’application telles que «L’arbre des causes».

La Gestion de Projets devient un langage commun et partagé dans certaines entités du Groupe. Un service informatique a complètement intégré la démarche et tous les projets ont les même ‘milestones’ et la même documentation. La direction technique en fait un point de passage obligatoire pour faciliter le management des projets d’investissement. Dans tous les cas, l’approche est intégrée dans le travail projet au quotidian.

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