Gestion de projets dans l'industrie pharmaceutique

Gestion de projets dans l'industrie pharmaceutique

“Les méthodologies de gestion de projet apportées par Kepner-Tregoe sont un catalyseur de nos compétences et de nos métiers.” Responsable Gestion Prévisionnelle des Emplois, Compétences, Développement, Formation

Boehringer-Ingelheim et le Management de projets

Un besoin : mieux travailler ensemble pour répondre aux challenges

Boehringer-Ingelheim est un des leaders mondiaux de l’industrie pharmaceutique. En France, son site de Reims est l’une des unités stratégiques de production pour l’Europe et s’est doté des moyens de jouer un rôle international. Ses Divisions, opérationnelles ou fonctionnelles, travaillent de façon relativement autonome, mais elles ont, de plus en plus fréquemment, à intégrer des changements ou mener à bien des projets qui impliquent :

  • le travail en équipes transverses (inter-divisions),
  • la nécessité de faire évoluer en permanence leur organisation,
  • et donc de gérer le changement auprès de leurs collaborateurs.

Pour la Direction des Ressources Humaines de Boehringer-Ingelheim France, fédérer les équipes d’horizons différents autour de la réusssite du changement et des projets est rapidement apparu comme un impératif.

Pour l’aider dans cette mise en place d’une culture de management par projets, la Direction des Ressources Humaines a décidé de faire appel à Kepner-Tregoe.

Le Choix d’un pilote : le Département Informatique

Chez Boehringer-Ingelheim comme ailleurs, de nombreux projets ont une composante informatique forte, et le Département Informatique -STI- est donc un des acteurs principaux de ceux-ci.

C’est pourquoi, la Division des Ressources Humaines et le STI ont, d’un commun accord décidé d’initier leur démarche autour des projets informatiques.

Dès le départ, il a été clair que le succès de ce programme reposait sur l’acquisition d’un langage commun aux collaborateurs du STI et aux utilisateurs-clés de Boehringer-Ingelheim.

Une formation commune pour travailler ensemble

Un programme de formation et d’appropriation du management de projets a été défini selon les axes suivants :

  • des journées de formation réunissent tant des collaborateurs du STI que des utilisateurs-clé autour de l’apprentissage des concepts et méthodes du management de projets, fondateurs d’un langage commun,
  • ces journées visent aussi à initier des projets définis dans le cadre des plans d’actions du STI (par exemple le déploiement de XP sur le site, la mise en place d’un logiciel de gestion des formations, etc...),
  • elles permettent aussi de (re)découvrir les procédures et documents spécifiques aux projets informatiques et de mieux en saisir alors l’interêt, grâce à la compréhension des principes du management de projets .

Impliquer le Management

Les bases de ce programme ont été définies avec l’encadrement lors d’une session de réflexion qui a également permis d’identifier les concepts essentiels du management de projets pour Boehringer-Ingelheim.

L’appropriation de ce programme par les managers du STI a aussi permis le développement d’objectifs communs aux sponsors des projets (dont ils font souvent partie) et à leurs équipes.

Mettre en place la Culture de projets ? C’est un projet!

Ce projet de “mise en place d’une culture de management de projets”, a valeur d’exemplarité et s’appuie donc sur les principes qu’utilisent les collaborateurs du site dans leurs projets. En effet, les collaborateurs d’une entreprise ne peuvent appliquer les méthodes auxquelles ils sont formés que si toute l’organisation est bâtie de façon à les inciter à les utiliser.

C’est pourquoi, outre ces formations initiales, des outils internes aidant à la réussite des projets ont été mis en place, assortis d’indicateurs de succès. De plus, Boehringer-Ingelheim et Kepner-Tregoe se rencontrent régulièrement pour établir les bilans intégrant les succès, les éléments d’amélioration à apporter et l’élaboration de plans d’actions.

Les premiers résultats

  • Après un an, les points positifs mesurés dans ce programme sont les suivants :
  • une réelle communauté de langage entre les collaborateurs du STI et leurs utilisateurs-clé,
  • la clarification des rôles et des responsabilités de chacun dans les projets,
  • une meilleure utilisation des procédures et documents internes (qui ont été revus et améliorés),
  • un suivi optimisé des projets en termes de délais et résultats attendus,
  • un meilleur travail en équipes transversales, indépendantes des lignes hiérarchiques.

La culture de project se met en place

Les utilisateurs-clé du STI formés au management de projets, ont compris l’utilité de celui-ci pour les projets liés à leurs autres activités opérationnelles.

Ainsi, de tels projets liés au Customer Relationship Management, à la réalisation des essais cliniques ou encore à la production et à la logistique s’appuient à présent sur les principes du management de projet.

L’appropriation de la culture de management de projets et de gestion du changement, souhaitée par la Direction des Ressources Humaines de Boehringer-Ingelheim France, commence donc actuellement dans plusieurs Divisions Opérationnelles.

Le management de projets est en passe de devenir un des éléments de la culture chez Boehringer-Ingelheim !

La culture de projets chez Boehringer-Ingelheim :

Les clés du succès

  • traiter la mise en place de la culture de projet comme un projet en tant que tel
  • fixer des objectifs ambitieux et les planifier dans le temps
  • définir des étapes et faire un pilote si nécessaire
  • impliquer le management
  • impliquer les Ressources Humaines
  • définir dès le départ, des indicateurs-clés du succès
  • former transversalement les équipes
  • former les équipes à travers le travail sur des projets réels
  • donner du feed-back à toutes les étapes
  • capitaliser sur les premiers succès obtenus

Le Management de Projets selon Kepner-Tregoe

Définition du Projet

Les personnes impliquées dans la gestion d’un projet commencent souvent à planifier des activités avant même d’en avoir défini les objectifs et les contraintes. L’objectif de la phase de Définition est d’identifier et clarifier le but du projet et d’établir un environnement favorable à sa réussite. Elle permet également de déterminer l’envergure du travail à faire et d’identifier les ressources nécessaires.

La Planification du Projet

Elle a pour but d’organiser le travail, de planifier les ressources et d’anlyser les risques et opportunités afin de protéger ou renforcer le plan.

La phase de Planification va permettre d’identifier qui fait quoi, dans quel ordre et en combien de temps. Une fois ces tâches identifiées, elles seront planifiées dans le temps. On recherchera alors les risques et opportunités.

Communication dans le Projet

La Communication a pour objectif de partager l’information et de gérer la performance et l’implication des personnes.

Pour cela, il est nécessaire de définir des attentes claires, de communiquer sur les résultats escomptés et de définir un environnement et des réseaux de communication propices à la réussite et à l’engagement de chacun dans le projet.

La Réalisation du Projet

Il s’agit à présent d’appliquer les principes mis en place lors des phases de Définition et de Planification tout en surveillant et contrôlant le projet tout au long des différentes tâches. Il faudra aussi modifier le projet si les objectifs ou les conditions changent, et bien sûr, évaluer et documenter le projet tout au long de sa progression, en mettant en valeur les enseignements acquis et les succès obtenus.

Comment Commencer?

Kepner-Tregoe propose une approche personnalisée afin de développer les compétences en management de projets nécessaires au fonctionnement quotidien de votre entreprise.

Après avoir analysé avec vous vos objectifs et besoins, nous définissons des programmes d’ampleurs diverses qui peuvent aller de la formation ponctuelle d’équipes à l’accompagnement total de la mise en place de la culture de projets dans votre entreprise.

En tant que pionniers dans la formation de Formateurs, nous pouvons également former votre personnel à enseigner nos méthodes. Enfin, nous vous proposons des sessions publiques inter-entreprises.